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7 passos para reduzir os custos no setor de compras da sua empresa

7 passos para reduzir os custos no setor de compras da sua empresa

Quem é do mundo corporativo sabe que a redução de custos em qualquer segmento do negócio pode ser uma ótima estratégia para o crescimento empresarial. No setor de compras não é diferente: otimizar e racionalizar os gastos permite que isso influa positivamente para a saúde financeira da empresa.

Contudo, muitos gestores e empresários ainda negligenciam essa questão, o que causa desde baixos faturamentos até mesmo prejuízos quando não há cuidados na área. Para que sua empresa tenha um saldo positivo e enxugue a torneira de gastos desnecessários, trazemos abaixo os 7 passos para reduzir os custos no setor de compras da sua empresa.

1. Organização e planejamento

O primeiro passo é deixar de entender o setor de compras como intermediador financeiro (ou, em alguns casos, apenas como um departamento de despesas), para algo agregado a outros setores. Para isso, é preciso organizar tudo que envolve as compras para, posteriormente, fazer um planejamento assertivo.

Dessa forma, ao organizar o que será adquirido em virtude do que sai – integrar os profissionais de compras e vendas – permite-se um melhor planejamento para futuras aquisições. Contudo, manter isso em um papel ou planilha pode ser burocrático, trabalhoso e ainda contar com erros humanos. Por isso, é indispensável seguir para o próximo passo.

2. Possua um sistema de gestão

Organizar e planejar, nos dias atuais, é sinônimo de contar com um sistema de gestão empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning) intuitivo e de fácil acesso. Ele centraliza informações, fornece dados em tempo real, permite analisar e mensurar o que está dando certo, além de aproximar os setores. Não à toa, recursos do gênero são quase que uma regra em grandes empresas.

Ou seja, ao não utilizar um sistema de gestão para reduzir os custos de compras na sua empresa, cria-se outro problema junto ao baixo faturamento ou prejuízo: a empresa se posiciona atrás da concorrência. Isso porque, com um mundo moderno e tecnológico, até pequenos negócios contam com sistemas ERP para realizar suas compras e diminuir gastos.

3. Selecione e negocie com os fornecedores

O terceiro passo para reduzir os custos no setor de compras da sua empresa é selecionar e negociar com os fornecedores. Primeiro porque, ao ter uma seleção minuciosa, você consegue aliar custo-benefício, prazo de entrega e questões logísticas. Isso influi diretamente no preço, principalmente para quem não compra em grandes volumes.

O segundo ponto é negociar: muitos empresários contam com parceiros comerciais de longa data, mas não exigem uma contrapartida. Ao não negociar, o seu setor de compras estará sujeito às alterações que o próprio fornecedor decidir. Selecionando e negociando, de forma contínua e atenta às oportunidades de mercado, poderá reduzir (e muito) o que gasta no setor de compras.

4. Tenha uma boa gestão de estoque

O estoque pode ser o calcanhar de Aquiles de muitas empresas. São dois lados da mesma moeda: falta de produtos, o que gera a perda de vendas e fidelização de clientes; ou o excesso de produtos que podem avariar ou demandam de muita infraestrutura para serem armazenados. Em ambos os casos, isso poderia ser equilibrado pelo setor de compras.

Novamente é possível recorrer a um ERP que irá fazer essa gestão e discriminar o que está em falta – também apontando os itens ‘emperrados’. Ao gerir bem o estoque, diminuem-se as compras desnecessárias, além de impedir que produtos sejam perdidos, furtados ou extraviados, racionalizando o custo agregado total do que está estocado.

5. Capacite sua equipe

Os passos acima não terão um resultado efetivo se você não tiver um setor de compras capacitado. Por isso, invista na formação e crie uma política de aquisição de produtos que esteja de acordo com as diretrizes da empresa. Assim, os ‘escorregões’ na hora de adquirir itens serão minimizados e tudo fluirá de maneira mais orgânica.

Há inúmeros vídeos, artigos (como este), workshops e palestras que valem o investimento. Uma equipe capacitada não apenas traz melhores resultados financeiros, mas é engajada em prol da diminuição de custos nas compras. Por fim, isso permite que dos profissionais que estão na empresa aos novos contratados, todos tenham o direcionamento correto.

6. Classifique e priorize

Se você chegou até aqui, está no caminho certo. Mas, ainda, é preciso seguir outro passo para diminuir os custos no setor de compras. Para isso, classifique e priorize a necessidade da aquisição de itens para o estoque. Quanto mais assertividade para comprar os produtos necessários o setor tiver, menos gastos estarão envolvidos.

Isso não quer dizer que você deve parar de comprar alguns itens em detrimento de outros. Novamente, integrar setores é permitir entender onde é possível comprar mais e em que ponto pode-se dar uma ‘segurada’ na reposição do estoque. Certifique-se, acima de tudo, que a classificação e prioridade sejam claras para quem realizará a compra.

7. Tenha metas e indicadores

Ao definir as metas de gastos – de acordo com o orçamento – e analisar os indicadores em virtude de determinado período estabelecido, é muito difícil que os custos no setor de compras não sejam reduzidos. Mas, para que isso seja efetivo, é preciso abarcar os seis passos que trazemos até aqui, pois os indicadores só serão claros quando tudo está organizado.

Em outras palavras, não é preciso apenas pensar nos valores gastos. Necessita-se analisar o processo operacional, a relação com fornecedores, a efetividade da equipe, a situação do estoque – tudo através de sistemas de gestão. Com metas definidas através dos indicadores, qualquer erro, falha ou ponto fora da curva pode ser ajustado e gerenciado de forma prática.

Conclusão

Atualmente é indispensável pensar no setor de compras como um local de ganhos e não gastos. Todavia, isso só será possível se os gestores, empresários e profissionais tomem conhecimento e apliquem os passos que trouxemos aqui. Delegar esses pontos é perder competitividade, agregando mais despesas que receitas.

Quer saber como podemos te ajudar a diminuir os custos com o setor de compras da sua empresa de forma prática? Então preencha o formulário de contato que com seu nome, e-mail e telefone, para que nossa equipe comercial o contate e encontre a solução ideal para a necessidade do seu negócio.

1Comentário
  • Hugo
    Postado em 20:36h, 25 abril Responder

    Excelente artigo

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