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Certificado Digital: Tudo que você precisa saber!

Certificado Digital: Tudo que você precisa saber !

Utilizado por empresas inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido, o certificado digital é muito importante para o funcionamento e a gestão de diferentes tipos de negócios, pois enquanto estamos cada vez mais informatizando os nossos processos administrativos, também é importante estar sempre atento às exigências legais de segurança e autenticação.
Já falamos aqui no blog sobre os benefícios de ter um software na nuvem e qual a importância do fluxo de caixa para a sua empresa. Confira agora o que você precisa saber sobre certificado digital!

O que é Certificado Digital?

O certificado digital é uma assinatura eletrônica que permite realizar transações eletrônicas com autenticidade, de forma confiável. Assim, ele garante que você assine os documentos necessários sem que seja possível ocorrer adulterações e mudanças  indevidas neles. Essa burocracia é necessária, pois utilizar uma assinatura escrita e escaneada por exemplo não seria considerado seguro.
Dessa forma, o certificado digital utiliza a criptografia eletrônica para confirmar a assinatura de uma empresa ou pessoa, evitando fraudes jurídicas. As três formas mais conhecidas de certificado são: e-CPF, e-CNPJ e NF-e.

Além disso, o certificado digital da empresa pode ser utilizado para o comércio eletrônico, a assinatura de contratos digitais, a comprovação de identidade da empresa na realização de operações bancárias, o login seguro em sites da internet protegendo seus dados sigilosos, entre outros.

Certificado digital para pessoas físicas e jurídicas

• e-CPF: O e-CPF é o equivalente digital do Cadastro de Pessoa Física, o CPF. Completamente seguro e digital, o e-CPF é utilizado por cidadãos para realizar a assinatura eletrônica de documentos, com autenticidade e validade legal. Permite também o acesso facilitado a alguns sites governamentais, como o site da Receita Federal, Conectividade Social, Detran, SPED, sites da Justiça, eSocial, entre outros.

• e-CNPJ: o equivalente digital do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, destinado às empresas. Documento completamente digital que permite a assinatura digital de documentos, a transferência sigilosa e criptografada de dados e documentos, a realização de operações on-line como pessoa jurídica e o cumprimento das obrigações que a empresa tem junto ao Fisco, de forma completamente segura.

• e-Simples: certificado digital vinculado à Receita Federal projetado especialmente para atender às necessidades de micro e pequenas empresas, além de Microempreendedores Individuais (MEI), que coletam seus impostos através do regime Simples Nacional.

• NF-e: certificado para realizar a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFc-e). Usam softwares emissores que precisam de autorização da Receita Federal para funcionar. Utilizam o certificado digital da empresa (e-CNPJ) para emitir notas fiscais assinadas e autenticadas digitalmente.

Estes documentos já são obrigatórios para todas as empresas que não utilizam o sistema Simples Nacional e substituem as antigas notas fiscais de papel.

Os softwares emissores de NF-e operam de maneira integrada aos programas ERP das empresas, como o Base ERP, que aceita certificados digitais das modalidades A1 e A3. Conheça mais sobre estes dois tipos de certificado digital:

– Certificados do tipo A1: este tipo de certificado digital é um arquivo virtual que fica armazenado especificamente em um computador da empresa. É um certificado mais indicado para empresas com grande volume de emissão de notas fiscais, nas quais a mesma máquina e os mesmos funcionários sejam responsáveis por esta tarefa, tornando-a mais ágil e eficiente. Tem validade de um ano.

– Certificados do tipo A3: os certificados digitais do tipo A3 têm como principal característica serem armazenados em um dispositivo móvel como um token (uma espécie de pen drive) ou em um cartão (computador precisa de leitora para acessar o certificado).

Com validade de um a três anos, o certificado A3 é o ideal para empresas que usam várias máquinas para emitir notas fiscais, ou nas quais os profissionais que precisam de certificação viajam constantemente.

Quais são os benefícios?

Ele traz diversos benefícios para as empresas, entre eles estão: redução nos custos, diminuição da burocracia, economia de tempo, maior segurança, privacidade e confiabilidade para os seus processos, sendo assim, utilizar essa tecnologia no seu dia a dia se torna extremamente benéfico.

Especialmente no que diz respeito à segurança da informação, os certificados digitais se tornaram uma ferramenta indispensável às empresas, permitindo a emissão de notas fiscais e a transmissão de documentos sem o risco de invasões mal intencionadas, fraudes ou roubo de dados que podem custar caro ao seu negócio.

Os certificados digitais utilizam criptografia para proteger os dados de pessoas que não estejam autorizadas a acessar o conteúdo transmitido por sua empresa. Esta criptografia só pode ser desfeita pelos usuários certificados digitalmente, garantindo a integridade dos dados de seu negócio.

Fluxo de validação do certificado digital

Toda vez que o certificado digital de sua empresa é utilizado, uma série de informações é checada automaticamente para garantir a autenticidade da assinatura de sua empresa e assegurar que o acesso está sendo realmente feito por um representante de seu negócio, a fim de evitar fraudes e acessos não autorizados.

Resumidamente, estas são as informações checadas:

– Número de série do certificado;

– Identificação do sistema criptográfico;

– Parâmetros e algoritmos;

– Nome do emissor (Autoridade Certificadora);

– Período de validade (data e hora de início e de vencimento do certificado);

– Nome e chave pública de usuário;

– Assinatura digital da Autoridade Certificadora.

Se todas as informações forem checadas com sucesso e não apresentarem irregularidades, a sua empresa se identificou corretamente e se protegeu de fraudes. São vários dados checados em frações de segundo.

Como gerar o Certificado?

Agora você deve estar se perguntando como é possível gerar essa assinatura e se esse procedimento é fácil ou não. A boa notícia é que sim, esse processo é fácil e pode ser aplicado em qualquer empresa!
Basta apenas procurar uma Autoridade Certificada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, para fazer sua solicitação. Depois do pedido, você terá que validar os seus documentos na Autoridade de Registro e assim poderá fazer o seu certificado.

Para a maioria das empresas, os documentos exigidos para a criação de um certificado digital são os seguintes:

– Documento de constituição do empreendimento (contrato social, estatuto ou requerimento de empresário devidamente registrado em órgão competente). No caso de alterações contratuais não consolidadas, as mesmas devem ser apresentadas na certificação presencial;

– Cartão comprobatório do CNPJ impresso um dia antes da realização da validação presencial do certificado;

– Outros documentos que podem ser exigidos de alguns tipos específicos de pessoas jurídicas (como associações, autarquias, câmaras municipais, cartórios e tabelionatos, clubes sociais, condomínios, consórcios, fundações públicas, organizações religiosas, prefeituras, produtores rurais, MEI, sindicatos e entidades de classe, cooperativas, entre outros).

São exigidos também na comprovação presencial os documentos do representante responsável pela empresa. Este cidadão deve ser representante legal da empresa devidamente cadastrada na Receita Federal, e não pode ser representado por procurador.

O uso de procurador só será admitido se for expressamente autorizado no contrato social ou no estatuto da empresa. Caso o documento de constituição tenha sido assinado por mais de um administrador, todos devem estar presentes na validação presencial do e-CNPJ.

O representante deve apresentar:

– Documento de identificação com foto dentro do prazo de validade (RG, CNH, Passaporte, CTPS ou documentos de identidade emitidos por entidades de classe com valor legal);

– CPF;

– Comprovante de endereço no nome do titular do certificado. O documento não pode ter sido emitido há mais de três meses da data da validação presencial.

Estando todos os dados verificados, a emissão do certificado digital é concluída pela autoridade certificadora e a empresa já pode começar a utilizá-lo.

O Base ERP é um sistema de gestão de empresas que possibilita a utilização de certificados digitais do tipo A1 e A3.  A validade desses certificados é de 1 a 3 anos.

Entre em contato com a nossa equipe de especialistas e saiba como o Base ERP pode te ajudar na gestão da sua empresa.

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