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Como funciona o processo de emissão da nota fiscal de entrada?

Como funciona o processo de emissão da nota fiscal de entrada?

Uma das principais obrigações de todo empresário é a emissão de nota fiscal. Hoje em dia, existe a necessidade de emissão da NF de saída, que ocorre quando a empresa vende seus produtos, e a de entrada, que é referente aos produtos adquiridos pela própria empresa.

Muito se destaca a importância da nota fiscal de saída para a empresa e para os clientes, mas a de entrada também é de suma relevância para a administração financeira, contábil e para o controle de estoque de uma empresa.

As mercadorias ou serviços adquiridos precisam, obrigatoriamente, serem registrados quando “entram” na empresa, por isso o nome dado a esse tipo de nota fiscal.

O que é?

A nota fiscal de entrada é um documento emitido pelos fornecedores de uma empresa sobre os produtos adquiridos por ela. Isso é feito porque toda a mercadoria ou serviço adquirido pela empresa precisa de um registro de entrada, por isso o nome de nota fiscal de entrada. Tal documento também pode vir a ser emitido pela própria empresa, e não pelo fornecedor, quando alguma mercadoria vendida por ele retorna para o estoque.

A importância para a empresa

A nota fiscal de entrada vai muito além do que uma obrigação para as empresas, sendo benéfica em diversos setores. Com a correta emissão, é possível estabelecer uma fiscalização e um planejamento financeiro e contábil eficientes. Isso porque, ao saber exatamente com que e quando a sua empresa investiu seu capital, é possível prever as contas do mês e analisar o retorno sobre o investimento realizado.

Além disso, o controle de estoque e de todo o processo de produção também são notáveis. Sem a nota fiscal de entrada, é impossível analisar o andamento do seu estoque e prever se a produção será suficiente para suprir a demanda.

Com a emissão, também é possível analisar e se todas as declarações de saída são compatíveis com os produtos disponíveis na produção, evitando assim, furtos e roubos.

Além disso, as empresas que optaram pelo regime do Simples Nacional devem realizar no Livro Registro de Entradas, tudo que entra na empresa, segundo previsão do artigo 3º da Resolução nº 10/2007 do Conselho Geral do Simples Nacional (CGSN).

Tal registro é realizado por meio dos documentos fiscais, neste caso, a NFe de entrada.

Para que serve?

O controle de venda de produtos é necessário para controle fiscal e da própria empresa. A mesma necessidade ocorre para os produtos que entram na mesma, a fim de estabelecer uma fiscalização, controle de estoque, de todo o processo de produção, do planejamento contábil e financeiro. Sem a nota fiscal de entrada, é impossível prever e controlar se a produção será suficiente e se todas as declarações de saída são compatíveis com os produtos disponíveis na produção, evitando roubos e fraudes.
Dentre as situações definidas para a emissão de nota fiscal de entrada, estão:
• Na entrada de uma mercadoria importada no país, já que a nota fiscal estrangeira não possui valor em território nacional;
• Quando o bem é processado em alguma etapa por um profissional autônomo e depois volta à empresa;
• Quando o bem é despachado por um produtor que não tem obrigação de emitir notas fiscais;
• Quando um bem é adquirido por meio de leilão ou mesmo arrematado em concorrência realizada pelo poder público;
• Em casos de retorno de mercadoria exposta em feiras realizadas para o público.

Como emitir a nota fiscal de entrada?

Tal documento pode ser emitido pelos fornecedores ou pela empresa. Pelos fornecedores, a empresa que forneceu e vendeu o produto para outra se encarrega de emitir a NF de entrada quando realiza a venda. Nesse caso, a emissão é B2B, ou seja, de empresa para empresa.

Na maioria das vezes, as fornecedoras disponibilizam um arquivo XML da nota fiscal, para que a empresa possa baixa-lo e dar entrada em seu ERP para realizar entrada em seu estoque.

A NF de entrada também pode ser emitida pela própria empresa quando a mercadoria entra em seu estoque/ativos. Ela pode emitir através de um software de gestão empresarial que forneça esse módulo para que sua empresa organize suas compras.

O Base ERP é um sistema de gestão empresarial que permite essa administração de entrada através das funções de pedido de compra, nota fiscal de entrada e estoque de forma automática, de acordo com a baixa dos produtos vendidos.

Benefícios

Como já mencionado, o maior benefício da nota fiscal de entrada é o controle de mercadorias, de estoque, financeiro e o planejamento de toda a produção. Esse instrumento também é uma proteção para a empresa, pois é por meio deste que ela informa à Receita Federal sobre a sua participação comercial, evitando que documentos fiscais sejam lançados por terceiros sem seu conhecimento, entre outras fraudes relacionada à compra de materiais com seus fornecedores.
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