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Danfe online: O que é e como gerar? Tudo o que você precisa saber!

Danfe online: O que é e como gerar? Tudo o que você precisa saber!

Ter uma empresa exige um conhecimento intenso de diversas ferramentas para otimizar o dia a dia do negócio. Através da tecnologia, podemos não só desempenhar as funções mais rapidamente como também aumentar os resultados obtidos. E dentro disso, tem DANFE online, que gera muita performance como também dúvidas. Mas hoje vamos explicar tudo o que você precisa saber para não errar nisso.

O que é DANFE online?

DANFE online, que significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), trata-se de uma representação gráfica das Notas Fiscais Eletrônicas emitida (NF-e). Este documento existe unicamente no meio digital e a empresa pode emitir uma DANFE online através de passos muito simples. Isso pode acontecer através do sistema DANFE

O DANFE é impresso e acompanha a nota fiscal eletrônica. Neste documento podemos identificar alguns dados pessoais assim como do produto. Entre eles:

*Nome

*NCM

*Valores e tributos

Através dessas informações podemos identificar melhor as mercadorias, uma vez que o tráfego é facilitado. Nisso, há certa confusão, pois muitas pessoas acabam tendo um conceito semelhante ao da nota fiscal eletrônica.

NF-e, DANFE e XML: qual a diferença entre os três?

Esta é uma das dúvidas que mais aparecem quando se utiliza este sistema. Para começar, deve-se ter em mente que o DANFE online não substitui a nota fiscal eletrônica. A mesma permanece obrigatória mesmo diante do DANFE online.

A Nota fiscal eletrônica é uma versão atual da antiga nota fiscal e que contém todo o registro da operação daquele produto comercializado. Essas informações são enviadas em tempo real para a Secretaria de Fazenda. É possível encontrar dados sobre a entrada das mercadorias, as operações de devolução assim como as interestaduais ou até mesmo as mais simples como a de remessa. É essencial para todas as operações.

Já o XML é um arquivo utilizado para registrar as informações da nota fiscal eletrônica, mesmo as não emitidas pelos DANFE online. Trata-se da versão online da nota fiscal. Deve ser emitido logo após a venda, junto com a nota fiscal eletrônica. Ambos devem ser entregues ao comprador. Vale lembrar que o mesmo deve ser mantido pelas partes da operação por, no mínimo, 5 anos. Caso não haja esse armazenamento, os envolvidos podem ser multados.

O XML contém ainda um padrão de escrituração fiscal, sendo dividido em diferentes partes. São os dados da NF-e, informações do emitente e do destinatário, informações dos produtos e serviços, dados relacionados ao ICMS, IPI, PIS e COFINS. Não podemos nos esquecer dos valores no total, informações do transporte e dados para cobrança.

Já o DANFE online é uma espécie de documento auxiliar da nota fiscal eletrônica. Através deste documento, podemos obter dados importantes, sendo considerado por muitos como um resumo da nota fiscal. Um dos itens mais importantes do DANFE é a chave da nota. A mesma é composta por 44 dígitos e identifica a NF-e. Mas vale ressaltar que o DANFE online não necessita ser arquivada nem pelos clientes nem pelos fornecedores.

Vantagens de investir no DANFE online

Através do DANFE online é possível que empresas tenham mais transparência tanto nos processos quanto nas operações. Isso porque os dados da NF-e podem ser consultados através da internet no site da Receita Federal ou pelo SEFAZ. Outra vantagem de investir no DANFE é a redução nos erros de escrituração, uma vez que utiliza o mesmo sistema emissor de Nota Fiscal Eletrônica para gerar o documento complementar.

Outro benefício neste tipo de prática corresponde ao trabalho dos contadores assim como a área financeira e fiscal. Como o DANFE é virtual e necessita da validação do SEFAZ, as chances de erros serão menores. Isso não só otimiza o trabalho como também facilita todo o processo. Caso seja um serviço terceirizado, este trabalho aumenta a satisfação do cliente.

E por último, mas não menos importante, através do DANFE online, mesmo as empresas que não são contribuintes a fazer a emissão da nota fiscal eletrônica podem acessar esses dados. Como é online, o custo com impressão e o armazenamento diminui consideravelmente.

Entendendo melhor o DANFE online

Danfe online: O que é e como gerar? Tudo o que você precisa saber!

Para começar, você deve entender que o DANFE online deve ser gerado no mesmo sistema que faz a emissão da NF-e. Para isso, é necessário configurar o sistema que faz a geração da nota fiscal para que também emita o DANFE online.

Mas é necessário conhecer todo o processo de emissão da nota fiscal eletrônica. A partir disto podemos fazer as alterações necessárias para gerar o DANFE online. Para começar, o ciclo de emissão das NF-e começa a partir do momento que a empresa realiza o preenchimento da nota fiscal. Através deste documento são apresentadas informações como destinatário, faturas, produtos, a tributação aplicada entre outros dados.

Após tudo preenchido, a empresa envia a NF-e para ser validada na SEFAZ. Neste momento, o sistema que emite isso irá transformar as informações apresentadas na nota fiscal em formato XML. Em seguida, é enviado para o servidor de validação de notas da Secretaria da Fazenda do estado no qual ocorre o processo.

A SEFAZ confere todas as informações, percebendo se há alguma divergência de dados. Caso esteja tudo certo, o ciclo funciona de maneira correta e o comprador receberá a nota fiscal eletrônica DANFE online.

Porém, caso tenha algum erro, a SEFAZ rejeita a nota fiscal e informa ainda a razão disto. A pessoa pode consertar o erro e assim enviar novamente para validação. Mas há ainda a possibilidade de ter algum erro mesmo após a aprovação do SEFAZ. Mas, nesse caso, não há conserto, pois pode invalidar a assinatura digital. Então, caso seja esse o problema, as alterações só poderão ser realizadas através da nota fiscal complementar ou então a Carta de Correção Eletrônica.

Para fazer a emissão do DANFE online, a recomendação é fazer no mesmo sistema que realiza o processo de produção da nota fiscal eletrônica. Assim as chances de erros e divergências nas informações são menores. A impressão deve ser feita em papel A4 comum, exceto o jornal. A impressão deve ser, obrigatoriamente, antes do produto entrar em circulação. Isso porque toda mercadoria comprada pela internet e com documentação como a nota fiscal eletrônica devem ter a representação gráfica acompanhando.

Para compor o DANFE online, dois elementos são fundamentais em sua estrutura: código de barras e a chave de acesso da NF-e. Enquanto o código de barras permite que o DANFE seja lido por leitores ópticos, a chave de acesso deve ser composta por 44 dígitos. Além disso, deve constar a placa do veículo que vai fazer a entrega, assim como a data e hora da saída deste automóvel.

Deve-se ainda ter em mente que deve ter apenas um DANFE por NF-e, não sendo possível imprimir mais de uma mercadoria por um DANFE. Porém, é possível emitir mais de uma folha, ou seja, destacar melhor as mercadorias independentes das folhas. Vale lembrar ainda que o contribuinte poderá usar 50% do espaço livre no verso do documento. Como o DANFE é único, apenas um tipo de código de barras deverá estar presente em todas as folhas.

Porém, podem haver casos nos quais a mercadoria pode ter sido entregue mesmo que o DANFE tenha sido extraviado durante o transporte. Para isso, o contribuinte que emitiu a nota deverá fazer novamente a impressão e também encaminhar o DANFE para o destinatário. Devemos lembrar ainda que durante todo o trânsito da mercadoria a mesma deverá estar documentada, com a presença da NF-e e também do DANFE.

Caso haja problemas técnicos durante a produção da autorização da NF-e, há a possibilidade de usar um formulário de segurança do DANFE. O mesmo deverá ser impresso em um papel, no qual deverá estar presente dispositivos de segurança. A gramatura é especial assim como o número disposto em sequência, sendo impresso em duas vias.

Uma das cópias deve ser acompanhada da mercadoria e a outra deve ficar arquivada junto com o emissor para ser apresentada ao fisco pelo emissor. Porém, assim que o problema técnico for resolvido, o emitente vai transmitir os arquivos digitais da NF-e para a Secretaria da Fazenda.

Uma forma que muitas pessoas utilizam para fazer o DANFE de maneira correta e também facilitar processos é investir em uma base ERP. Para quem não sabe, trata-se de um sistema que faz a conexão entre departamentos diversos. Através desta plataforma, é possível ter uma visão estratégica de cada área assim como ter um acesso mais fácil a determinadas informações.

Geralmente possui informações relevantes e fundamentais para todo negócio, por exemplo:

*Pagamento e recebimento de contas

*Demandas de produtos

*Vendas e compras

*Contratos

*Tributos

*Gestão de pessoal

*Gestão de clientes e fornecedores

 

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Entre as vantagens de investir em uma base ERP, podemos destacar a rapidez nos processos internos assim como a otimização dos trabalhos dos colaboradores. Podemos ainda ressaltar a diminuição de medidas burocráticas, reduzindo assim a necessidade de contratar outro funcionário para realizar a tarefa.

As tarefas manuais são eliminadas, reduzindo de forma significativa os erros e falhas. As decisões ganham mais peso, uma vez que há um acesso fácil às informações relevantes para tomada de decisão. Com tudo isso, o gerenciamento da empresa ocorre de forma otimizada e com o máximo de aproveitamento de tempo.

Existem diversos módulos presentes em sistemas ERP. Entre as funções encontradas, podemos observar o ligado à gestão contábil, financeira e também fiscal, por exemplo. É possível, inclusive, tirar a nota fiscal neste sistema. Em alguns casos, pode-se ainda emitir o DANFE online em poucos minutos.

Há ainda a melhoria no atendimento ao cliente, uma vez que é possível acessar rapidamente aos dados relevantes para aquele contato com o consumidor. O controle e a análise do ROI também são afetados pela ótima performance. A segurança dos dados também é relevante, uma vez que as informações são criptografadas, o acesso é restrito a pessoas autorizadas. O sistema ainda faz backups automáticos, assegurando assim a proteção total dos dados.

O processo de emissão da nota fiscal envolve vários outros processos, como:

*Obter assinatura na nota

*Elaboração do arquivo xml

*Encaminhamento do XML para a Sefaz

*Autorização para emissão da nota

*Impressão e envio do DANFE para o consumidor

Podemos ainda observar que há a apuração dos impostos dos documentos fiscais, ressaltando o ICMS, o CONFIS, PIS entre outros. Tudo isso reflete em um ótimo custo benefício, que pode ser observado em curto e também a longo prazo. Mas apenas investir neste sistema não é o suficiente. É importante fazer uma escolha certa de acordo com os seus objetivos.

Começando com a compatibilidade, já que hoje em dia praticidade em acessar informações em locais diversos pode ser fundamental para empresa. Verifique se o software é compatível com dispositivos móveis também. E veja se o sistema operacional do seu computador aceita o ERP.

Preste atenção no custo total em utilizar este programa. Qual é o valor de assinatura assim como os benefícios de investir nisto. Tire todas as suas dúvidas no momento e saia com a certeza de que aquele software é o que busca ou não.

Conheça também como funciona o suporte técnico. Por mais que o sistema seja focado em sempre funcionar em alta performance, é necessário saber com antecedência se a manutenção funcionará de maneira que não atrapalhe muito a produtividade dos colaboradores. Geralmente esses programas de gestão oferecem treinamentos e suportes gratuitos no momento em que adquirem o software. Então evite opções que fazem a cobrança destes serviços.

Conheça também a reputação da empresa que fornece este programa assim como é essencial compreender as funções presentes no sistema. Tenha atenção para que a empresa cumpra o que oferece. Faça a análise de performance da equipe antes e depois da fase de implementação do software.

O ERP pode ser usado por grandes e pequenas empresas, também incluindo microempresas. Ao fazer a implementação, instale e crie parâmetros para cada colaborador, estipulando quais acessos devem ter. Faça a migração dos dados assim como o treinamento da equipe. Realize a integração entre os setores e para finalizar faça a homologação definitiva.

E se você percebeu a importância de investir em uma  Base ERP não só para emitir do DANFE com mais facilidade como também para otimizar seu negócio, entre em contato conosco que vamos esclarecer todas as suas dúvidas.

 

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