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ERP Online: o que é, como funciona e quais as vantagens?

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O sucesso de qualquer negócio, seja ele pequeno ou grande, passa pela qualidade de seus processos de gestão. Para isso, é preciso ter acesso às ferramentas certas. Dessa forma, o ERP Online deve fazer parte de qualquer setor de administração.

Esse software de nuvem tem a capacidade de alimentar os administradores do negócio com uma diversidade de dados. Com isso, os gestores têm um embasamento maior para tomar as decisões corretas quanto aos rumos que a empresa vai seguir.

O que é ERP Online?

Para entender o ERP Online, primeiro é necessário compreender o que é um ERP. Essa sigla é a abreviação, em inglês, para Enterprise Resource Planning, que em português significa Sistemas de Gestão Empresarial.

O ERP é um software de gestão que tem como principal função auxiliar os processos administrativos da empresa. Isso porque, ele atua como um centralizador das informações coletadas em diversos setores do negócio.

Dentro desses programas, é possível encontrar dados referentes ao setor de vendas, estoque, finanças e, até mesmo, fiscal. Assim, o gestor tem na tela do computador todas as informações sobre o seu negócio.

Além disso, a coleta de dados é feita de uma maneira mais simples, já que as informações conversam entre si. Por exemplo, quando um produto é vendido, automaticamente, o programa diminui sua quantidade no estoque. Sendo assim, o ERP Online funciona de forma parecida com o ERP “normal”. A única diferença é que o primeiro, em vez de ficar instalado nos computadores da empresa, fica hospedado online. Dessa forma, ele também é conhecido como ERP na Nuvem.

 

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Utilidade do ERP Online

Esse tipo de software, além de fornecer uma série de informações valiosas para os gestores da empresa, também aumenta a eficiência do trabalho. Isso porque, os dados dos diferentes setores são direcionados para uma única plataforma, o que contribui para a melhoria da comunicação entre os funcionários da empresa. Assim, o setor de compras terá acesso aos dados produzidos pelo estoque sem precisar de intermediários.

Outro detalhe importante: a comunicação entre os setores é feita em tempo real. Assim que uma compra é feita ou algum produto entra em estoque, a informação fica disponível imediatamente no software.

Como um ERP Online funciona?

O ERP na Nuvem funciona a partir de módulos. Dentro do software online existem diferentes sessões, sendo que cada uma delas faz referência a uma atividade dentro do negócio.

É comum encontrar nos ERP Online sete funcionalidades diferentes. São elas:

1. Cadastro dos clientes e dos fornecedores

2. Compras

3. Estoque

4. Faturamento

5. Financeiro

6. Fiscal

7. Vendas

Sendo que, essa é a configuração mais comum. Dependendo do modelo de ERP Online, podem ser acrescentadas outras funcionalidades. Dessa forma, existe um modelo de ERP na Nuvem mais adequado para cada negócio.

Quando é levado em consideração o dia a dia de uma empresa, esses softwares funcionam como um centralizador. Isso porque todas as informações e dados produzidos pelo negócio ficam disponibilizadas em uma única plataforma de fácil acesso.

Dessa forma, o fluxo de informações é mais fluido, evita-se a duplicação de dados e possibilita uma visão mais ampla da situação atual do negócio. Sendo que, essa visão ampla pode ser a fonte de novas ideias para os gestores.

Vantagens de um ERP Online

A utilização de um ERP na Nuvem pode trazer uma série de vantagens para a empresa. O software, além de estar em sintonia com as mudanças tecnológicas, ajuda os gestores a economizar tempo e dinheiro.

Os principais benefícios de aderir a um sistema de ERP Online são as seguintes:

• Automação

Preencher relatórios e fazer os cálculos de próprio punho gasta muito tempo e dinheiro. Além disso, aumenta as chances de ocorrerem erros durante o processo.

A utilização de um sistema ERP Online assume o papel de algumas dessas atividades. Assim, oferece mais segurança e agilidade aos processos.

• Redução de custos

Muitos empreendedores não utilizam softwares de gestão em seus negócios porque acreditam que é muito caro investir e manter esses programas. Entretanto, com os ERP na Nuvem, os gastos envolvidos para adotar esse sistema são bastante reduzidos.

Isso ocorre porque o software de ERP Online não precisa ficar armazenado em nenhum hardware físico dentro da empresa. O programa é acessado pela internet, assim como as informações também são armazenadas na nuvem. Dessa forma, para poder utilizar o sistema, é necessário apenas um equipamento que tenha conexão com a internet. Por exemplo, celulares, tablets e notebooks.

• Segurança

Outra vantagem do ERP Online é a segurança que o sistema proporciona aos dados armazenados. É comum encontrar empreendedores que tiveram experiências negativas com os arquivos. Folhas perdidas e arquivos mofados são histórias recorrentes.

Com o ERP na Nuvem isso não acontece. Todas as informações e dados produzidos pelo programa, seja cadastro de produtos, clientes ou a relação de vendas, são armazenadas digitalmente no ambiente da internet.

Dessa forma, caso aconteça algum problema (quebra de equipamento, falhas no sistema, incêndios, etc.), é possível fazer o backup das informações. Com isso, a empresa não corre o risco de ficar sem algum dado importante para o seu dia a dia e para a gestão do negócio.

• Disponibilidade

O funcionamento do ERP Online independe de uma máquina específica. Sendo assim, é possível acessar o programa de qualquer equipamento. Além disso, o sistema sempre estará disponível para os usuários.

Softwares tradicionais precisam de manutenção e de atualizações que indisponibilizam o sistema por algumas horas. No sistema online não precisam ser feitas essas interrupções do programa.

Além disso, o ERP na Nuvem funciona 24 horas por dia. Portanto, é o sistema de gestão ideal para os empreendedores que trabalham com um e-commerce. Assim, os dados referentes às vendas online serão inseridos no software no momento das vendas, independente do horário.

• Mobilidade

Outra vantagem do ERP Online é a mobilidade que esse sistema oferece para os usuários. Como esse software permite o acesso de qualquer equipamento com conexão à internet, ele também possibilita que o cliente possa utilizar o programa de qualquer lugar.

Isso quer dizer que os gestores não precisam estar presentes fisicamente na empresa para acompanhar o andamento das atividades. É importante ressaltar que os dados são disponibilizados em tempo real, independentemente do equipamento usado para acessar o sistema de gestão.

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