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Emissor de nota fiscal eletrônica: como escolher?

Emissor de nota fiscal eletrônica: como escolher?

Emissor de nota fiscal eletrônica: como escolher?

Independentemente de qual seja o seu negócio, uma das partes fundamentais para que ele se mantenha funcionando é a nota fiscal. Sua importância é tanta que pode gerar problemas fiscais muito sérios. Por isso que muitas pessoas perdem horas e até dias na hora de preencher corretamente a nota fiscal.

Entendendo melhor a nota fiscal

Se você ainda tem alguma dúvida envolvendo nota fiscal, esse é o momento de esclarecer tudo. Nota fiscal é um meio que comprova as operações comerciais de uma empresa. Nesse caso estamos falando sobre os impostos nos quais o produto ou serviço é submetido e tudo relacionado a isso.

Ao longo dos anos a forma como a nota fiscal era emitida foi se adaptando às exigências do mercado. A partir do momento que o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi implementado, as empresas podem transmitir as notas fiscais para o fisco em formato eletrônico.

Por isso que a cada dia aumenta a importância de implementar um software que faz a gestão das notas assim como realiza a emissão seguindo as especificações legais. Mas vale ressaltar como funciona o processo em si.

Vale ressaltar que existe uma diferença entre a nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) e a nota fiscal eletrônica de produto (NF-e). Ambas são muito utilizadas hoje em dia, seja pelo aumento do número de formalização dos empreendedores ou pelo número de e-commerces.

Cada uma tem suas características. A NFS-e é o tipo mais complexo, uma vez que envolve peculiaridades de cada prefeitura (caso haja filiais em outros estados). Seja para NFS-e ou NF-e, uma alternativa muito usada é implementar um emissor de nota fiscal que faça o processo de forma automática.

Por isso que é muito importante escolher corretamente o emissor. Por isso que você vai ver a seguir algumas dicas práticas para fazer a melhor escolha. Independentemente do seu negócio, siga essas etapas e fique tranquilo na hora de fazer a emissão da nota fiscal. Vamos começar?

5 dicas para escolher o melhor emissor de nota fiscal

Escolher um meio de fazer a emissão de nota fiscal para o seu negócio não é um bicho de sete cabeças. Veja 5 dicas que vão nortear melhor a sua escolha.

1º Invista em um sistema automatizado: não tem jeito. Se você ainda não compreendeu a importância da tecnologia terá grandes problemas para manter sua empresa em dia. O primeiro passo para escolher um meio de fazer a emissão de nota fiscal eletrônica é buscar sistemas automatizados.

Atualmente, existem muitas opções com diversos orçamentos para as empresas. Desde empreendedores até grandes empresas podem encontrar o sistema ideal. Isso otimiza suas ações, facilita o acesso à informação e melhora a organização das contas.

Além disso, caso você já tenha um sistema implementado na sua empresa voltado à gestão, esse software deve ser compatível. Isso é essencial para que você não tenha dor de cabeça na hora de emitir as notas.

2º Pesquise as empresas que disponibilizam o emissor de nota fiscal

Existem várias opções que oferecem o emissor de nota fiscal. Antes de iniciar um contrato pesquise bastante. Veja as características que mais atendem ao que a sua empresa precisa.

Para não se atrapalhar nessa etapa do processo, coloque as fases no calendário. Estipule períodos para procurar as empresas, comparar opções e orçamento, além de tirar dúvidas. Se você pesquisar com prazo apertado e com pressa pode tomar decisões erradas que podem gerar prejuízos.

3º Relação custo-benefício

Essa dica tem a ver quando você tem mais de uma opção que considera favorável. Busque entender qual emissor tem melhor custo-benefício para a sua empresa. E nesse caso é importante decidir isso junto com o seu setor financeiro, que te auxiliará na melhor decisão.

4º Segurança do certificado digital

Outro ponto que é importante de se observar é o certificado digital, que é responsável por confirmar a autenticidade do documento. Isso é o que torna a nota fiscal válida legalmente. No Brasil, existem alguns órgãos que são uma espécie de autoridade para realizar a certificação Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). É o caso dos Correios, por exemplo.

5º Capacidade de ser formalizado no órgão fiscalizador

De nada vai adiantar você colocar um sistema com alta tecnologia se o mesmo não possui legitimação perante o governo na hora de emitir a nota fiscal. É imprescindível fazer o credenciamento da empresa na Secretaria da Fazenda. Isso faz com que a emissão da nota fiscal, independentemente de qual seja, tenha reconhecimento legal.

Nesse ponto, vale observar as regras específicas que cada estado do Brasil possui. Mas não tenha medo, pois na maioria das vezes é um processo bem rápido e super simples de ser realizado.

Agora que você já viu as 5 dicas para escolher o melhor emissor de nota fiscal, chegou a hora de testar. Essa é uma espécie de dica 6 extra e que faz toda a diferença. Ainda no período de transição ou implementação, faça testes das funcionalidades do sistema. E é importante sempre mensurar os dados nesse período para entender de fato se foi ou não uma boa escolha.

Isso é vantajoso por diversos motivos. Para começar, ajuda na adaptação da equipe a mexer no sistema. Além disso, você consegue saber com antecedência pontos de atenção que deve ficar de olho. E caso tenha algum problema, esse período de teste vai facilitar na tomada de decisão e possíveis alterações.

Uma das ações mais eficazes para as empresas é investir em nota fiscal eletrônica. Mas os resultados positivos só vão surgir se o emissor de nota fiscal for escolhido para otimizar seu negócio. Definir o software emissor NF-e da sua empresa pode não ser uma tarefa simples para alguns, mas para todos pode trazer vantagens para o desenvolvimento da empresa e suas operações.

Se você se interessou por isso, comece hoje mesmo a ir em direção ao sucesso da sua empresa. Logo abaixo tem um formulário super fácil de preencher. Digite algumas informações em poucos minutos e dê o primeiro passo para o seu negócio alavancar de vez.

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