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Sistema de Gestão Empresarial: da importância à aplicação na sua empresa

Sistema de Gestão Empresarial: da importância à aplicação na sua empresa

O trabalho das empresas está cada vez mais complexo. Entre as inúmeras obrigações legais e fiscais, a necessidade de gerir toda a logística por trás de um negócio e a briga natural por conseguir mais clientes e ter o melhor produto, são as tarefas mais cansativas e também algumas das mais importantes. Soma-se a isso, as diferentes disciplinas que envolvem cada processo, e a malha de atividades é ainda mais complexa. Haja trabalho! Mas, é exatamente para isso que existe o sistema de gestão empresarial. Entenda tudo sobre ele e facilite o gerenciamento da sua empresa.

O que é um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é um software, cujo objetivo é facilitar as diversas atividades necessárias para o gerenciamento do seu negócio.

Na maioria dos casos, essas tarefas englobam atividades de rotina, necessárias a todas as empresas, independente do seu tamanho ou área de atuação. Porém, evidentemente, existem diferenças entre os próprios sistemas, que podem se adaptar a necessidade de cada negócio.

Por exemplo, o sistema é útil para uma grande multinacional, com centenas de funcionários, mas também para uma pequena ou média empresa. Porém, dificilmente ele irá ser exatamente igual, pois é preciso ser adaptado tanto ao escopo da empresa, como ao setor em que ela atua.

Basicamente, existem dois tipos de sistema de gestão empresarial. O BRP, Business Process Management, e o ERP, Enterprise Resource Planning.

O primeiro, tende a ser mais específico, já que irá incorporar os processos internos da empresa. Isso quer dizer que ele irá controlar os responsáveis por cada tarefa, e gerenciar minuciosamente cada processo da empresa. É um pouco mais complexo e burocrático, recomendado para empresas maiores e com uma malha de atividades maior.

o ERP é mais simples e rápido, focando no gerenciamento de finanças e estoque, com funções mais específicas e que fazem parte do dia a dia da maioria das empresas. Graças a interatividade e ao banco de dados, é mais fácil de fazer a interação com outros setores da empresa, permitindo maior facilidade e eficiência no seu uso.

De maneira geral, algumas das funcionalidades do sistema de gestão empresarial são:

    • Cadastro de informações chave, como clientes, produtos, fornecedores, serviços e outros;
    • Controle financeiro completo, com fluxo de caixa, contas a pagar e receber, e outros;
    • Análise e acompanhamento do estoque;
    • Obrigações fiscais, como a emissão de NF;
    • Relatórios e integrações com todas as áreas, para acompanhamento de resultados;

E diversos outros.

Com essas funcionalidades, o sistema permite uma visão integrada de todo o negócio, fazendo a comunicação entre as disciplinas necessárias para garantir o seu sucesso.

Além disso, qualquer tipo de empresa pode aplicar um sistema de gestão. Enquanto são mencionados termos mais específicos, eles podem ser adaptados para a sua realidade.

O estoque é fundamental para lojas do varejo, mas pode ser adaptado a outras realidades. No caso de um escritório, por exemplo, o sistema pode ser usado para realizar o controle do material disponível.

Já o controle fiscal, por outro lado, é algo que qualquer empresa precisa fazer, das maiores às menores.

Por isso, para todas as empresas, é extremamente importante ter um sistema de gestão empresarial.

A importância do sistema de gestão empresarial

Se engana quem pensa que esse tipo de solução é apenas para as grandes empresas. É claro que, naturalmente, a complexidade desse tipo de negócio é enorme, porém, a quantidade de funcionários e departamentos é proporcional ao volume de trabalho que precisa ser feito.

Enquanto nas pequenas empresas o trabalho geralmente é menor, a quantidade de profissionais também é. E quem tem ou trabalha em uma pequena empresa sabe, que o trabalho é tão, ou maior, do que em qualquer outro lugar.

Por isso, não se engane. O sistema de gestão empresarial é essencial, independente do tamanho do negócio. Sabe, por quê? Nós te explicamos!

O sistema de gestão empresarial está se tornando uma questão de necessidade. Praticamente todas as empresas percebem a importância de ter algum tipo de ajuda, para não ficarem soterradas em trabalho.

Imagina ter um número enorme de planilhas, para gerenciar o aspecto contábil de cada uma. Mas, para fazer a gestão contábil direitinho é preciso saber exatamente o quanto a empresa vendeu, o que ela comprou e toda a movimentação financeira do fluxo de caixa. Ah! E ainda tem a questão dos funcionários, além das contas de luz e aluguel do espaço. Só para isso, já são inúmeras planilhas abertas.

Os negócios estão ficando cada vez mais complexos, e com todos a sua volta adotando medidas para se tornar mais eficiente, uma empresa que não busca uma solução ficará para trás.

Por isso, todas as empresas de diversos setores estão adotando essa solução por um principal motivo: sua enorme eficiência.

Pare para pensar um pouco no dia a dia da sua empresa. Analise a lista de atividades acima, do exemplo da gestão contábil, e tente imaginar quanto tempo é gasto com atividades desse tipo.

A verdadeira importância do sistema de gestão empresarial é ter um software que irá automatizar certas atividades, garantindo muito mais tempo para se focar em tarefas mais importantes e interessantes. Quer conhecer? Então confira as principais vantagens desse recurso.

As vantagens do sistema de gestão empresarial

1 – Diminuindo o trabalho operacional

Pensou em quanto tempo você gasta cumprindo obrigações, ou realizando tarefas operacionais e braçais? Com o sistema de gestão empresarial, o software pode assumir todas essas tarefas de forma automática. Ele é capaz de realizá-las com muita eficiência e sem erros.

Com isso, você e seus funcionários podem abandonar de vez essas obrigações e se concentrar em atividades mais estratégicas.

Por exemplo, ao ouvir que o sistema de gestão empresarial realiza certas atividades de forma automática, o gestor pode pensar que isso significa que existe espaço para diminuir o número de profissionais. Isso é um caminho, afinal, pode reduzir os custos. Porém, outro caminho muito mais interessante, é aproveitar os funcionários de maneira mais eficiente.

O tempo que era gasto com atividades operacionais, pode ser transformado em atividades estratégicas, que irão ter um impacto muito maior na sua empresa. Na prática, o tempo gasto em planilhas é convertido em tempo gasto com o cliente, o que significa que o sistema permite que a sua empresa cresça, e muito.

2 – Unificação de informações

Falando em planilhas, lembra do exemplo dito acima, de quantas planilhas são necessárias para gerenciar uma empresa? Pois é, com o sistema de gestão empresarial, é apenas uma.

O software reúne, em um único ambiente, todas as informações das disciplinas fundamentais da sua empresa. Um exemplo clássico é a relação direta entre vendas, estoque e compras, e a dependência que cada um tem do anterior e do próximo.

A equipe ou o profissional de vendas precisa saber o quanto do estoque de cada produto está disponível. Assim, pode focar em movimentar produtos que estão com disponibilidade mais alta e não vender produtos cujo estoque já está esgotado, ou próximo de se esgotar. O setor de compras, precisa saber quanto de estoque está baixo e alto, para fazer compras eficientes, mas também precisa conversar com o setor de vendas para antecipar as demandas e não ficar “esperando” a chegada de novos produtos.

Esse é um exemplo bem claro e direto de que a empresa como um todo, é uma só. Todos os setores precisam se comunicar com todos os outros setores, o que significa que são necessárias muitas planilhas.

Com o sistema de gestão empresarial, todas as informações se reúnem em um único software.

3 – O fim do retrabalho

O retrabalho é uma das maiores pedras no sapato das empresas. Seja por conta de informações desencontradas, ou qualquer outra situação inoportunas, erros são problemas comum, que acabam custando às empresas bastante tempo, e até mesmo bastante dinheiro. Afinal, é preciso muito retrabalho para corrigir.

Além do dinheiro e do tempo existe ainda a questão psicológica. Quem gosta de gastar tempo trabalhando com algo que já foi feito?

Quer ver um exemplo? Vamos voltar a relação de tripla dependência do estoque, vendas e compras. Imagine o que o peso de uma informação equivocada tem diante de todas as partes dos processos? O sistema de gestão empresarial ajuda a limitar a quantidade de erros, pois é capaz de bater as informações com mais eficiência.

4 – Trabalhando de forma mais eficiente

Além disso, o sistema de gestão empresarial permite que o trabalho seja muito mais eficiente e rápido.

Digamos que o setor de vendas receba um pedido. Ao dar entrada do mesmo no sistema, o setor financeiro é imediatamente acionado, começando a trabalhar na emissão das notas e de todo aspecto contábil necessário para aquela venda. Ao mesmo tempo, o setor de estoque já pode preparar o produto para envio.

Ficou claro a vantagem do sistema? A partir de uma ação, todas as atividades subsequentes são “engatilhadas” automaticamente, diminuindo a necessidade de um processo de gestão mais rígido. Ninguém precisa, “mandar” nada para o outro setor.

Assim como a empresa é uma só, o sistema de gestão empresarial também permite que o trabalho seja feito forma única.

5 – A facilidade na tomada de decisão

O sistema também facilita muito a vida da gerência. Toda decisão é tomada em cima da informação disponível. Com ele, as informações de todos os setores da empresa estão reunidas em um único local, ou seja, ele contém todos os insumos que a direção precisa para tomar uma boa decisão.

Além disso, existe a forma como esses dados são apresentados. O sistema pode apresentar relatórios, com gráficos, que permitem visualizar mais facilmente o desempenho da empresa, deixando claro áreas que precisam ser melhoradas e oportunidades que podem ser exploradas.

6 – Aumento dos lucros e redução dos custos

Por conta de todas essas vantagens, fica mais claro o benefício “geral” do sistema de gestão empresarial: um aumento dos lucros com uma redução dos custos.

O sistema atua de forma positiva em cada aspecto e setor da empresa, seja de forma estratégica ou operacional. Por isso, promove um impacto positivo na empresa como um todo, sendo uma forma de acelerar o seu crescimento.

Como escolher o sistema ideal e quais as suas aplicações?

Sabendo a importância e as vantagens do sistema de gestão empresarial, resta apenas uma pergunta: como escolher o sistema ideal?

A resposta é direta. O sistema ideal é aquele que está mais adequado ao seu negócio. É importante que ele se adapte ao seu negócio e ao tamanho da sua empresa.

Por exemplo, para pequenas e médias empresas o ideal é ter um sistema prático. Na maioria destas empresas não existe mistério, e o sistema não precisa fazer nada de muito mirabolante. Como costumam ser poucas pessoas que controlam a organização e os setores da mesma, o sistema precisa ser fácil de ser visualizado de maneira mais ampla.

Existe também a questão da segurança. Esse tipo de sistema irá conter as informações mais delicadas da sua empresa, possivelmente até dados de clientes, por isso é necessário garantir que o mesmo tenha condições de protegê-los. Portanto, opte por um sistema que seja confiável, para que tudo aconteça de forma confidencial.

Também é importante avaliar bem o sistema por uma questão de custo-benefício. O sistema custa dinheiro, é claro, mas o retorno que ele irá trazer a sua empresa o torna um excelente investimento. Mas, é preciso tomar a decisão correta.

Especialmente para as pequenas e médias empresas, que não tem tanto recurso à disposição e precisam de uma solução mais específica, é preciso escolher um sistema que atenda bem às suas necessidades.

Já vimos algumas das aplicações do sistema na sua empresa, mas a maior graça dessa solução é sua aplicabilidade. Ele pode se adaptar a qualquer tipo de negócio, com inúmeras aplicações, independente do setor.

Um sistema online, por exemplo, apresenta uma grande vantagem, pois pode ser acessado de qualquer lugar e distribuído para os funcionários com uma facilidade ainda maior. Portanto, mesmo quando o trabalho é feito de casa, no caso do home office, a empresa ainda está totalmente integrada.

Gostou do artigo? Ainda tem alguma dúvida sobre o sistema de gestão empresarial, ou quer saber a forma mais exata como ele pode ajudar a sua empresa? Então, deixe o seu nome e contato no formulário abaixo para que possamos conversar e ajudar você a entender como o sistema pode ajudar.

 

 

 

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