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SISTEMA DE GESTÃO: SAIBA COMO ELE PODE AJUDAR A EVITAR FUROS NO CAIXA DA SUA EMPRESA

SISTEMA DE GESTÃO: SAIBA COMO ELE PODE AJUDAR A EVITAR FUROS NO CAIXA DA SUA EMPRESA

O fechamento de caixa é uma das atividades que demandam maior cuidado na gestão de um negócio. Afinal, entradas e saídas fazem parte das rotinas de qualquer empresa e impactam diretamente nas finanças. Por isso os controles para evitar erros são realizados diariamente – seja ao conferir valores ou checando as operações realizadas. Com um sistema de gestão é possível evitar furos no caixa da sua empresa de forma mais eficiente.

O ERP, como também é chamado, trata-se de um software que oferece inúmeros recursos para administração de empresas. O acrônimo para Enterprise Resource Planning descreve uma solução capaz de tratar das rotinas presentes em diferentes tipos de negócios. As principais atividades do qual ele trata relacionam-se ao controle fiscal, contábil e financeiro das empresas.

Através dele gestores, e também os seus colaboradores, conferem o recebimento de receitas, pagamentos, custo de tributos das operações, etc. Em resumo, trata-se de uma ferramenta para controlar e acompanhar recursos financeiros e elementos fiscais. É por conta disto que a tradução da sigla original significa Planejamento de Recursos da Empresa.

Como a movimentação financeira de uma organização inclui o fluxo de caixa, o ERP se ajusta às necessidades da tarefa. Por conta disto, ele é a melhor alternativa para evitar os desencontros. Muitos gestores inclusive desconhecem que seus recursos estão nesta situação, ou então acreditam que o problema não é tão grave. Ambos se arriscam a prejuízos maiores. Veja a seguir como um sistema evita estes riscos.

UM SISTEMA DE GESTÃO PROPORCIONA EFICIÊNCIA PARA OS PROCESSOS ENVOLVENDO O CAIXA

Toda atividade que envolve registro e cálculo de valores torna-se mais eficiente ao ser realizada por softwares. Isto significa dizer que a tarefa não só passa a ser mais rápida, como também apresenta uma quantidade menor de erros. Uma combinação indispensável para os gestores que desejam evitar os furos de caixa.

A maioria dos erros operacionais que levam a esta situação passam despercebidos no cotidiano das empresas. Já com a automação do processo e relatórios constantes sobre as movimentações o cenário muda. Isto acontece porque o ERP não serve apenas para tornar as atividades mais eficientes. Seus relatórios carregam a função de diagnóstico, o que evidencia quando erros acontecem.

O fato é que os gestores têm controle total sobre custo e receitas graças aos recursos informatizados dos sistemas. Dentre os itens que podem ter sua gestão realizada pelo software temos uma lista generosa. Os principais são vendas, contas a pagar, empréstimos, rescisões, impostos, despesas fixas, equipamentos e matérias-primas.

A tudo isto podem ser somados os consertos e atividades de manutenção. Lembremos ainda que falamos de uma ferramenta completa que cria um registro confiável do histórico financeiro do estabelecimento. Além de evitar furos, os gestores podem utilizar as informações organizadas pelo ERP deforma estratégica. Identificando, assim, onde é possível fazer investimentos e cortar gastos.

INIBE OS ERROS MAIS COMUNS

Sendo preciso, automatizado e confiável, é fácil imaginar por que este sistema implica em tantos benefícios. A diminuição dos erros é um destes e que se relaciona diretamente com a prevenção de furos. Pois saiba que este controle das transações financeiras inibe quaisquer falhas de gestão. Especialmente aquelas que são mais comuns com relação ao caixa.

Uma destas é lançar as vendas antes de receber. A integração do sistema pode confirmar automaticamente quando os valores lançados forem recebidos. Com pagamentos o procedimento é semelhante. No que diz respeito aos acompanhamentos, em muitas empresas eles não acontecem diariamente. Quase sempre em razão das dificuldades levantadas pela burocracia das atividades de registro.

É justamente esta falta de cuidado que atrapalha a sua precisão. Sem que tenham sido percebidos a tempo os erros vão alimentando furos cada vez maiores. Com o tempo os problemas nas contas acabam por surgir. Até mesmo fraudes e roubos podem estar acontecendo sem que a empresa perceba. Um sistema de gestão inibe com facilidade esta situação.

Em primeiro lugar, porque o seu modo simples e desburocratizado de funcionar estimula os registros frequentes. Os recursos disponíveis, por sua vez, favorecem o monitoramento diário. Com isto é possível detectar os problemas com antecedência. Até mesmo porque os sistemas podem separar a informação em categorias de interesse, tornando claras todas as entras e saídas.

PERMITE QUE O DESEMPENHO FINANCEIRO DA EMPRESA SEJA ANALISADO

Muitos furos no caixa da sua empresa irão ser percebidos apenas em retrospecto. Portanto, ao ser realizada uma análise de desempenho do setor financeiro. Já vimos que os ERPs permitem que os gestores tenham uma visão completa das entradas e saídas da empresa. A partir disto, podem ser feitos comparativos com outros meses.

A análise de desempenho, além de detectar falhas, ajuda no diagnóstico de como anda o desenrolar das operações do negócio. Estrategicamente é uma oportunidade para realizar previsões futuras. Com relação aos furos, o sistema de gestão fornece o comparativo de contas permitindo que ações corretivas sejam programadas.

Da mesma forma ações para aumentar vendas e faturamento também poderiam ser realizadas com base nas informações colhidas pelo software. Na identificação de problemas a ferramenta é especialmente útil para identificar os setores críticos da organização. Pois não só os erros são reconhecidos, como é traçada a origem da lacuna do caixa.

Esta pode ser causada por desperdício ou falha operacional. O que importa é a facilidade para encontrar a razão por trás das perdas financeiras da sua empresa. Uma vez que tenha sido implantada esta solução, os problemas são identificados e corrigidos rapidamente. A partir de então o software atua de forma a impedir que os furos no caixa se repitam.

Conheça a importância do fluxo de caixa para sua empresa

MELHORA O REGISTRO DE ENTRADAS E SAÍDAS E A CONFERÊNCIA DE VALORES

Anotar manualmente as entradas e saídas que ocorrem no dia a dia do negócio é um procedimento que favorece erros. Uma falha compreensível, já que a é preciso lidar com muitas informações durante a realização da tarefa. Além de anotar cada operação, os responsáveis ainda devem conferir e reunir comprovantes antes de fechar o caixa.

Como exemplificamos de muitas formas ao longo deste artigo, um sistema de gestão torna esta mesma atividade mais segura. Lançar ações no software, afinal, é muito mais simples, rápido e intuitivo. Em termos de cálculos, a própria solução faz as contas automaticamente. Quanto aos registros documentais, eles são devidamente categorizados pelo programa.

Os valores lançados também são discriminados por tipo de movimentação. Consequentemente, se tudo for registrado no sistema de forma adequada, não há motivo para divergências. Para se ter controle de uma empresa atualmente é incontornável a adoção de um sistema de gestão. Você quer ver o seu negócio crescendo e evitar os problemas no caixa? Então preencha o nosso formulário e conheça uma ferramenta completa para gestão e emissão fiscal.

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